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A emissão de nota fiscal eletrônica é mandatória para todos os estabelecimentos comerciais, independente do seu segmento. Para manter uma empresa dentro das normais fiscais, é mandatório que esse documento seja gerado para todas as transações efetuadas.
Pensando em automatizar ainda mais esse processo, o arquivo XML de uma nota fiscal eletrônica traz mais facilidades e segurança aos empreendedores. No entanto, o processo para gerar esse arquivo exige atenção e cuidado.
Nesse post, entenda mais sobre o que é o arquivo XML, como emiti-lo a partir do site da SEFAZ e como um sistema automatizado ajuda no gerenciamento desses documentos.
Navegue pelo conteúdo e saiba mais sobre a emissão do arquivo XML
O que é um arquivo XML
Um arquivo XML, que significa Extensible Markup Language, é um formato de arquivo amplamente utilizado para armazenar e transportar dados de forma estruturada e hierárquica.
Diferente de outros formatos de dados, como JSON ou CSV, o XML é altamente flexível e pode ser facilmente lido por humanos e máquinas.
Ele utiliza uma estrutura de marcação com tags para definir elementos e atributos, permitindo que os dados sejam organizados em uma hierarquia clara e compreensível.
A principal vantagem do XML é a sua capacidade de ser extensível, o que significa que você pode criar suas próprias tags personalizadas para atender às necessidades específicas de seu negócio ou aplicação.
Essa flexibilidade torna o XML ideal para uma ampla gama de aplicações, desde a troca de informações entre sistemas diferentes até a definição de estruturas complexas de documentos, como contratos ou documentos de transações financeiras.
Além disso, o XML é amplamente suportado por muitos sistemas e linguagens de programação, o que facilita sua integração com outros softwares e tecnologias.
Leia também: O que é um fluxo de caixa? Por que ele é importante?
Como emitir um arquivo XML?
Obtenha um certificado digital
O primeiro passo para emitir um arquivo XML é adquirir um certificado digital. Esse certificado é essencial para confirmar a identidade do emissor e garante a segurança e a validade jurídica dos documentos eletrônicos.
Ele deve ser obtido junto a uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pelo ICP-Brasil. Existem diferentes tipos de certificados, como o A1, armazenado no computador, e o A3, armazenado em um token ou cartão. Escolha o tipo que melhor se adequa às necessidades do seu negócio.
Acesse o site da SEFAZ
Com o certificado digital em mãos, acesse o portal da SEFAZ. Em seguida, selecione a opção “Consultar NF-e”.
Na próxima tela, preencha o campo “Chave de Acesso da NF-e” com o valor correspondente e clique em “Continuar”.
Quando as informações da NF-e forem carregadas, selecione a opção “Download do documento”.
Neste momento, será solicitado o seu certificado digital. Selecione o arquivo dele no seu computador e clique em “OK”.
Ao fazer isso, o download do XML referente a uma nota fiscal será realizado. Caso seja necessário repetir esse processo para outros documentos, os passos acima deverão ser feitos novamente para cada nota fiscal eletrônica.
Leia também: Sistema de PDV na maquininha de cartão: como funciona e quais são os benefícios?
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Como o NoxMob Fácil facilita a emissão de arquivos XML?
O NoxMob Fácil, como seu próprio nome diz, facilita e automatiza todo o processo que vai desde a emissão de uma NF-e, até a geração em massa de arquivos XMLs para serem enviados para a sua contabilidade.
Configure seu certificado digital apenas uma vez
No NoxMob Fácil, você não precisa mais selecionar manualmente o arquivo do seu certificado digital toda vez que for gerar um arquivo XML.
Com o nosso sistema, você faz essa configuração apenas uma vez, utilizando os dados do seu certificado e com alguns cliques apenas.
Cadastre as informações fiscais em seus produtos
Com o seu certificado configurado, o próximo passo é cadastrar todas as taxas e informações fiscais dos seus produtos. Dessa forma, todos esses valores já serão inseridos automaticamente na nota fiscal eletrônica quando ela for emitida.
A inserção dessas taxas precisa ser feita apenas uma vez. No entanto, o NoxMob Fácil possui ferramentas que permitem realizar essa ação em massa, sem precisar abrir todos os produtos manualmente.
Faça a emissão da nota fiscal
Utilizando o NoxMob Fácil, a emissão da nota fiscal eletrônica é feita automaticamente após cada venda. Assim, você não precisa se preocupar em preencher manualmente todos os campos do documento, economizando tempo e evitando erros.
Todas as notas fiscais ficam registradas no sistema e podem ser consultadas a qualquer momento.
Além disso, é possível também realizar o cancelamento das NF-e geradas e criar diferentes regras de tributação caso seja necessário.
Exporte o XML
Com as notas fiscais geradas, a exportação do XML fica fácil. Você só precisa escolher se deseja gerar um arquivo por nota ou todo um lote com os dados de várias NF-e.
Com isso, você consegue exportar o arquivo sem dificuldades e ele estará pronto para ser enviado a sua contabilidade.
Automatize todo o seu negócio com o NoxMob Fácil
No decorrer desse artigo, vimos como a emissão do arquivo XML é importante e como fazê-lo de forma manual pelo site da SEFAZ ou utilizando o NoxMob Fácil.
Não é difícil ver que, ao utilizar um sistema PDV de gestão acelera e muito esse processo, contribuindo para um gerenciamento mais assertivo do setor financeiro da sua empresa.
Além de emitir notas fiscais e gerar arquivos XML, o NoxMob Fácil é um sistema simples e que traz diversos recursos para acelerar a vida dos empreendedores de pequenos negócios.
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Dúvidas frequentes sobre a exportação do arquivo XML
Um arquivo XML (Extensible Markup Language) é um formato amplamente utilizado para armazenar e transportar dados de forma estruturada e hierárquica. No contexto de notas fiscais eletrônicas, o XML é crucial porque ele garante a integridade e a validade jurídica dos documentos fiscais, além de facilitar a troca de informações entre sistemas de gestão e contabilidade.
Para emitir um arquivo XML através do site da SEFAZ, você precisa seguir estes passos:
- Obtenha um certificado digital: este certificado valida a identidade do emissor e é essencial para a emissão de documentos eletrônicos.
- Acesse o portal da SEFAZ: utilize o certificado digital para acessar o portal e selecione a opção “Consultar NF-e”.
- Preencha os dados necessários: insira a “Chave de Acesso da NF-e” e faça o download do documento XML. É necessário repetir o processo para cada nota fiscal eletrônica.
O NoxMob Fácil automatiza todo o processo de emissão de notas fiscais e geração de arquivos XML. Com ele, você precisa configurar o certificado digital apenas uma vez e pode cadastrar as informações fiscais dos produtos em massa. Após cada venda, o sistema emite automaticamente a nota fiscal e permite a exportação fácil dos arquivos XML, seja por nota individual ou em lote.
